Sampai akhir 2013, dunia pelatihan senantiasa memberikan warna bagi suatu perusahaan. Intervensi manajemen terhadap pengembangan dan kadang-kadang bersifat penyegaran wawasan karyawan ini masuk selalu dalam agenda kerja dan selalu diaudit atas pelaksanaannya. Di industri perbankan, tidak saja diaudit oleh tim audit intern, namun juga oleh pihak otoritas perbankan.
Seiring dengan target tahunan berupa profit, lembaga keuangan seperti bank juga memiliki target pelaksanaan pelatihan yang dibebankan pada divisi Human Capital Development atau manajemen yang membawahinya. Walaupun belum ada data penelitian yang dapat diekspos mengenai kontribusi pelatihan karyawan terhadap perolehan profit perusahaan, namun aksioma bahwa karyawan yang pengetahuan, keterampilan dan attitude-nya baik terhadap perusahaan –yang antara lain didapatkan dari pelatihan– maka kontribusinya pada perusahaan juga makin baik.
Di industri perbankan yang highly regulated, pelatihan merupakan suatu kebutuhan pokok. Saking pokoknya, sampai-sampai regulator mewajibkan perbankan untuk memberikan pelatihan pada karyawannya.
Dalam artikel ini hanya akan membahas mengenahi pelatihan yang dilaksanakan oleh vendor luar untuk konsumsi inhouse training. Yang dimaksud dengan pelatihan yang dilaksanakan oleh vendor luar adalah yang mana mulai dari materi, trainer, evaluasi, metode dan perangkat pelatihan lain diselenggarakan vendor luar. Namun demikian sebagai user, lembaga keuangan dalam hal ini juga harus memperhatikan apakah vendor tersebut tepat. Ukuran tepat sudah tentu harus sesuai kebutuhan perusahaan, tepat waktu, dan sudah tentu tepat budget.
Sekarang ini, begitu banyak penawaran ke bank-bank mengenai pelatihan. Mulai dari vendor pelatihan berbadan hukum dan sudah punya nama, sampai vendor pelatihan yang badan hukumnya tidak jelas atau vendor pelatihan yang sering disebut kelas “abal-abal”. Durasi dan materi pelatihan yang ditawarkan pun beragam. Baik pelatihan dengan durasi pendek 1-5 hari, maupun pelatihan berdurasi panjang 15-20 hari atau lebih, plus on the job training sekian bulan.
Sebagaimana kita ketahui bersama, pelatihan berdurasi pendek ini pada umumnya lebih diperuntukkan pada pelatihan teknis dan atau pelatihan yang bersifat refreshment. Sedangkan pelatihan berdurasi panjang lebih di peruntukkan pada pelatihan manajerial atau pelatihan yang diproyeksikan untuk jenjang kepangkatan manajerial di masa depan.
Dengan banyaknya penawaran dari vendor pelatihan tersebut, para user dituntut untuk pandai memilih. Sebelum memilih vendor, pihak user (bank) seharusnya memiliki pengetahuan mengenai hal-hal yang melekat pada vendor pelatihan. Di antaranya kurikulum pelatihan, materi pelatihan, Satuan Acuan Pembelajaran (ada juga yang menyebut teaching notes), trainer, metode pelatihan yang digunakan, durasi pelatihan, dan evaluasi selama pelatihan berlangsung.
Kurikulum Pelatihan
Sebuah vendor yang baik, sudah barang tentu memiliki kemampuan menyusun dan mengembangkan kurikulum pelatihan yang dikehendaki oleh user-nya. Baik untuk pelatihan berdurasi pendek, menengah maupun panjang. Dengan asumsi pihak user tidak mengetahui bagaimana menentukan kurikulum atau memilih kurikulum pelatihan sebagaimana tujuan pelatihan yang diharapkan, maka vendor pelatihan dituntut untuk bertindak sebagai konsultan. Mengapa? Jika bertindak sebagai konsultan maka vendor dimaksud akan menawarkan beberapa pilihan dan pertimbangan kurikulumnya sesuai dengan kebutuhan user. Jika tidak, dan vendor hanya memberikan kurikulum baku atau “hanya yang dipunyai”, ada kemungkinan besar, kurikulum dimaksud sudah tidak sesuai dengan kebutuhan kompetensi yang akan dibangun atau di-improved khususnya oleh industri.
Jika karena suatu kondisi pihak user sudah mengetahui bagaimana memilih kurikulum pelatihan berbasis kamus kompetensi, maka dengan sendirinya user akan meminta kurikulum sesuai kebutuhannya, yakni sesuai dengan kamus kompetensi karyawannya. Kurikulum ini akan menentukan proses keberhasilan pelatihan berikutnya. Kurikulum untuk pelatihan berdurasi pendek (1-5) hari tentu berbeda dengan kurikulum untuk pelatihan berdurasi panjang ( lebih dari 6 hari). Pelatihan berdurasi pendek lebih ditujukan untuk keterampilan teknis sedangkan durasi panjang untuk keterampilan manajerial (teknis di dalamnya),
Materi Pelatihan
Materi pelatihan luas cakupannya. Batasannya untuk disampaikan, apakah dengan durasi 2 jam atau 10 jam untuk suatu materi, memerlukan alasan dan penelitian yang kuat melalui Training Needs Analysis (TNA). Karena itu, bagi vendor profesional, ia akan menyusun materi ini sesuai kebutuhan. Artinya kebutuhan bagi user-rnya, sesuai kamus kompetensi yang ada di unit kerja di mana peserta bertugas.
Untuk peserta yang generik, artinya peserta dengan kamus kompetensi yang sama semua, merumuskan materi pelatihan ini tidaklah sesulit bila dibandingkan dengan peserta pelatihan yang berasal dari unit kerja yang berbeda dengan pengalaman dan kamus kompetensi yang berbeda pula. Pada dasarnya materi pelatihan disusun dan disampaikan untuk dapat meningkatkan keterampilan, meningkatkan pengetahuan dan attitude/sikap atau kedewasaan peserta dalam melaksanakan tugas sehari-hari. Materi pelatihan tidak sekedar dapat sebagai materi yang nice to know, namun lebih dari itu, materi pelatihan yang disusun dan disampaikan juga bersifat must know. Artinya, materi pelatihan tersebut memberikan guide line pada para peseta, apa-apa yang harus diketahui dalam meningkatkan keterampilannya sesuai dengan kamus kompetensinya tersebut.
Setelah sesuai dengan kamus kompetensi, maka materi pelatihan perlu didesain untuk menghasilkan output pelatihan yang diharapkan. Output pelatihan secara ideal memiliki jenjang, dari jenjang yang terendah L1 hingga jenjang yang tertinggi L4. Di dalam Satuan Acuan Pembelajaran (SAP) atau teaching notes akan tampak rinciannya.
Satuan Acuan Pembelajaran
Satuan Acuan Pembelajaran atau teaching notes merupakan panduan penyampaian materi dan tujuan materi tersebut perlu disampaikan pada peserta. Tujuan umum maupun tujuan khusus tentang materi tersebut disampaikan kepada para peserta pelatihan. Rincian urutan materi yang akan disampaikan termasuk durasinya akan sangat membantu trainer dalam menyampaikan materi yang akan disampaikan (kalau penyusun SAP Trainer yang bersangkutan tidak masalah). Bagi user yang konsisten dengan SAP ini, akan mengikuti urutan dan sekuensi materi yang akan disajikan. Pada umumnya, user sulit memperoleh SAP ini, kecuali untuk materi yang sudah pernah disampaikan sebelumnya/repeat order.
Trainer
Kualitas Trainer biasa diukur atau dilihat oleh user melalui CV yang persyaratkan user. Namun bagi vendor yang kecil atau kurang kuat organisasi internalnya, CV yang dikirimkan ini tidak menjamin kehadiran Trainer yang dimaksud. Artinya, kadang-kadang secara mendadak bisa saja Trainer yang CV-nya sudah disetujui, tiba-tiba mendadak tidak bisa datang. Beberapa vendor pernah mengirim ‘supir tembak’ karena terlanjur sudah ada kontrak. User yang baik akan meminta skenario CV ke 2/plan B atau CV 3/plan C di awal, untuk menghindari munculnya ‘supir tembak’ tadi.
Tes atau evaluasi
Jika pelatihan mempergunakan tes sebagai alat evaluasi, maka user dapat menilai kualitas tes atau evaluasi yang dipergunakan. Apakah tes yang dipergunakan dapat mengukur kemampuan peserta sesuai tujuan setiap materi pembelajran. Jenis tes atau evaluasi bermacam-macam, bisa tes atau evaluasi yang level C1; C2; C3; atau sampai C4. Jenis tes sekali lagi perlu disesuaikan dengan tujuan pembelajaran.
Itulah beberapa pedoman dasar dalam dunia pelatihan untuk konsumsi Inhouse Training. Dengan pedoman tersebut, para user dapat mengevaluasi vendor yang dipergunakan. Tetap semangat dengan continuous improvement.
