Tanpa disadari, kejadian demi kejadian hadir setiap hari dalam kehidupan kita. Beberapa dari kejadian itu ada yang berulang terjadi pada waktu dan tempat yang sama atau ada juga yang hanya sesekali terjadi. Untuk suatu kejadian yang berulang, biasanya akan dianggap biasa, tanpa ada sedikit pun perhatian terhadapnya. Namun, untuk kejadian yang jarang terjadi, seperti gelas yang pecah karena tersenggol atau akibat terpeleset karena lantai yang licin, lazimnya kejadian itu akan menggores sedikit bekas dalam ingatan.
Baik kejadian yang biasa terjadi maupun yang jarang atau hanya sesekali terjadi, penyebabnya pun beragam, bisa material dan signifikan, tapi adakalanya dipicu oleh hal-hal sepele. Namun, meski sama dalam sebab bisa jadi akan berbeda pada dampak. Kita akan susah lupa bila dampak dari kejadian tersebut menghasilkan kerugian, yang membawa kita untuk mengingat-ingat kejadian tersebut dan mengusut penyebabnya.
Begitu pula yang terjadi dalam operasional perbankan sehari-hari. Sebagai contoh operasional teller, meski pekerjaannya sudah dilakukan secara rutin, namun tetap saja kejadian salah bayar, salah hitung setoran, salah memasukan uang ke dalam rekening, sampai lolosnya uang palsu.
Sayangnya, kejadian seperti di atas, jarang sekali atau bahkan sama sekali tidak dicatat. Petugas lebih memilih menyelesaikan sendiri persoalan tersebut dengan alasan, bisa jadi karena khawatir dengan sanksi yang akan menimpanya bila kejadian itu diketahui perusahaan. Semestinya, mendapatkan sanksi ataupun tidak, petugas harus tetap mencatat peristiwa yang menyebabkan kerugian. Dengan catatan itulah, perusahaan akan mengetahui kejadian-kejadian yang disebabkan oleh apa saja yang dapat menimbulkan kerugian.
Kekeliruan dan kesalahan bisa terjadi di area lain. Misalnya, kesalahan dalam mencetak memo, surat keputusan, surat edaran, atau yang lainnya. Bila kejadian seperti itu terjadi berulang-ulang dalam jangka waktu cukup lama sehingga menyebabkan volume kertas salah cetak itu menumpuk, tentu ada ada harga yang harus dibayar dari kesalahan yang awalnya dianggap sepele.
Banyak cara yang bisa dilakukan untuk menekan kerugian. Tidak perlu dimulai dari hal yang rumit, mulai saja dari hal yang sederhana dan semua orang bisa melakukannya. Seperti bekerja sesuai dengan ketentuan ditunjang dengan awareness yang tinggi.
Kembali ke kejadian salah cetak tadi, sebaiknya perusahaan menentukan, apa saja yang boleh dicetak dan apa saja yang bisa dikirim melalu e-mail. Ketentuan itu tidak hanya disosialisasikan tapi harus dijadikan pedoman.
Pencatatan
Di dalam ilmu manajemen risiko khususnya risiko operasional, pencatatan kejadian yang berdampak kerugian sekecil apapun mesti dilakukan. Pegawai yang melakukan kesalahan, harus mencatatnya dan menghitung berapa kira-kira kerugian yang timbul.
Dengan adanya catatan, setidaknya perusahaan akan menerima beberapa manfaat. Perusahaan mengetahui kejadian penyebab munculnya kerugian.
Setelah menemukan penyebabnya, perusahaan kemudian menjadikannya sebagai acuan agar kejadian yang sama tidak dilakukan oleh karyawan yang lain. Karena kejadian sekecil apapun punya potensi kembali terulang.
Dengan dijadikan sebagai acuan atau standar operating procedure (SOP), meski bagian tersebut sering mengalami rotasi karyawan, acuan harus tetap dijalankan. Pencatatan yang dilakukan dan dilaporkan kemudian dipergunakan untuk pengelolaan risiko operasional biasa disebut Operational Risk Self Assessment (ORSA), yaitu melakukan penilaian sendiri atas kesalahan yang dibuat dan dicatat. Untuk melakukan penilaian dan pengukuran risiko operasional memang satu satunya cara adalah dengan mengumpulkan data dari ORSA.
ORSA ini sendiri bertujuan untuk memetakan kejadian yang mengakibatkan risiko operasional pada setiap unit kerja dan mendapatkan gambaran tentang peringkat eksposur risiko operasional sesuai tingkat frekuensinya (probability) dan dampaknya (severity). Dengan penerapan ORSA diharapkan budaya risiko pada diri pegawai lebih meningkat, dikarenakan dengan menilai risiko operasional yang muncul dari diri sendiri, membuat pegawai tersebut akan semakin sadar dan berhati-hati akan risiko apa saja yang akan muncul bila ketika melakukan pekerjaannya.
Data ORSA yang terdiri dari frekuensi dan kerugian akibat terjadinya peristiwa kerugian, akan menjadi data yang sangat penting ketika melakukan proses majanemen risiko operasional, identifikasi, penilaian, pengukuran , monitoring dan pengendalian.
Masalah utama pada pengumpulan data dari peristiwa kerugian ini disebut sebagai Loss Event Database (LED). Sudah rahasia umum, melaporkan kesalahan itu adalah hal yang tidak biasa dan paling sulit, karena bukan menjadi kebiasaan kita untuk mengakui atau melaporkan kesalahan yang dibuat.
Ini adalah satu tantangan besar dari manajemen untuk mengumpulkan data kerugian operasional. Mengingat risiko operasional adalah salah satu risiko yang harus dialokasikan modalnya, maka pencatatan data kerugian atau LED penting bagi bank jika menggunakan perhitungan yang sifatnya advance (Advance Measurement Approach). Sejak 2012, di Indonesia sudah terbentuk Loss Data Consortium, lembaga independen yang menghimpun data kerugian eksternal risiko operasional yang dikenal dengan Konsorsium Kerugian Data Eksternal atau disingkat KDKE.
